オガスタ流のフリーアドレス制導入!

高橋 麻衣子高橋 麻衣子

フリーアドレス制を導入しました。

あんまりお客さんには関係のない話かもしれませんが、
この度オガスタ、オフィスに「フリーアドレス制」を導入してみました。

*フリーアドレスとは…
オフィスで固定席を持たずに、自分の好きな席で働くワークスタイルのことです。
個人席を決めずに空いている席を使う形式で、その時オフィスにいない人のスペースを有効活用できます。

とはいえ、流行りに乗っかってなんとなくやった訳ではなくて、結構考え抜いたんです!
ということをお話ししたくてブログにしました。お付き合いください。(笑)

広いはずなのに狭い?

オフィスを現在の西区山田に建設してはや6年。

オフィス移転時にはそんなに大所帯になるつもりはなくていたものの、
最近は期間限定の企業実習生さんや、学生インターンさんに来ていただいただく機会が合ったり、
パートさんに来ていただいたりと、働きかたの多様化により
何かとオフィスに関わるメンバーはその時々で増えたり減ったりするもの。

そういったときに席が足りない…とか、
なんだかスペースがうまく使えていなくて、もったいない感じ。を常々感じておりました。


たまに来てもらっているパートさんの席は、その時いない人の席を使ってもらう感じ…(笑)
来春には新入社員も1人入るんだぞ…?

※悩む総務の高橋さんのイメージ


↑《ビフォー》吹き抜け下のホール。
外部協力設計のヤマシタさん(週3程度来社)のひとりぼっちの席と、なんとなく座卓がおいてあるだけ。適当な置き場があると、所在の無いモノがいつまでも置きっぱなしになりがち。

【問題点の洗い出し】
●社員数が半分くらいの時から使っている大きめサイズの(幅1400mm)のデスク。
 社員が増えるごと執務室が窮屈になる。
●社員の休日が異なっていたり、外出が多かったり、時短勤務者がいたりで、
常時全員がオフィスに揃っていることがほとんどない。

デスクの袖机に私物や不要な書類を溜め込みがち。(笑)
●現状、全員のデスクに固定電話とデュアルディスプレイ。場所を取る割に常時使用率低い。
 業務の電話は各人の携帯電話に集約してきているし…。
●デバイスの小型化、リモート、帳票の電子化が進み、作業スペースが小さく済むようになった。

…なんだか、考えれば考えるほど、いろいろなものを共有にした方がスペースを有効活用できそうな気がするな?とはいえ、固定机のほうが効率的な業務もあるかもしれないな、ということで社員のみなさんにアンケート。

◆設計部
デュアルディスプレイ、紙の図面を常時広げていることが多いため、固定席利用がよさそう。
(ただし、山田さんはフリー席でも無問題との回答。)

◆総務経理部
個人情報・給与・支払い情報などセンシティブな情報を扱っているため、
背面に人が通らない固定席利用がよさそう。

◆建築部(現場監督)
不在率が高いうえにANDPAD(クラウド現場管理)やipad等の活用が進み、
事務所の外でも仕事ができるようになってきているため、フリー席利用でもいけそう。

◆広報部
動画制作等の時以外はPC一台で作業可能なため、フリー席利用でもいけそう。
逆に、情報収集のためにさまざまな部署の人間と積極的にコミュニケーションを取りたい。

そうすると、パートさんと外部設計ヤマシタさん含め現在在籍10名のうち、固定席(または半固定)が4つで良いことが発覚!


※イメージ

自分たちに合ったやり方ではじめてみよう

なるほど。
みなさんのアンケート回答を反映するとこんな感じ?

【解決策】
①フリーアドレス利用者と固定席利用者に分ける。
②個別デスクを減らし、大きなフリーアドレスデスクを2か所新設。
③フリー席利用者はデュアルディスプレイ、固定電話、文具等はシェア。
④新たに個人のロッカーを設置、私物はそちらへ。個人あての郵便物などはロッカーのポストへ。

というルールではじめてみました。

↑新設したポスト付きロッカー。

わたし個人的な感想ですが、
毎日、違う人が近くに座っているので、自然と会話が生まれコミュニケーションの促進にもつながっている実感があります。
今までだったら「〇〇さん、○時からちょっと打合せいいですか?」とかしこまっていたようなことも、自然な会話から軽い打合せに発展したりして、打合せのハードルが低くなったような気がします。

フリーアドレスデスクも誰もいなければ、広いところをひとりで使ったり、時にはミーティングテーブルにもなります。

社員のみなさんの感想は?

山田「フリーアドレスデスクの上には基本は何もない状態にするルールなので、
事務所がすっきりして使いやすくなったと思います。」

石川「最高です!この効率化の流れで大抵のことは事務所にもどらずとも仕事できます。」
波潟「私物が減って身軽になった気がする。仕事もすっきり整理された気がするね。
   業務のDX化ももっと頑張ってみようと思う。」

いいねいいね~
なんだか新しいイノベーションが生まれそうな気がします!

相模「下の階にラフに座れる席が増えて、社員とコミュニケーションがとりやすくなった!」


↑ちゃっかりバランスボールも導入して、それっぽいです。

こんな感じで、社長も社員に話しかけやすそうな位置関係です。
涼しく開放感があって人気の吹き抜け下のフリーアドレス席で仕事をしていると、
社長の大きな独り言がよく聞こえてきます。(笑)

以上、会社の近況ということで、ご報告でした。
こういった改善を積み重ねて、業務の効率化を図っていっています!というお話でした。

 

高橋 麻衣子

高橋 麻衣子

広報部/総務経理部 部長 宅地建物取引士 三条在住。一児のママです。